Выплаты центрам по визитам

График гонораров, начисления за заполненные и проверенные визиты, акты, подтверждённые центром, оплата, удержание и акт.

Выплаты центрам в YouEDC Trials оплачивают каждому центру работу, названную в его договоре: визиты его пациентов, процедуры в них (ЭКГ, биопсия), скрининговые неудачи и разовые статьи. Гонорары берутся из графика гонораров исследования, факты — из YouEDC Capture сами, а визит становится к оплате, только когда его данные выполнили условие оплаты: заполнены, проверены монитором, одобрены дата-менеджером. Администратор проекта готовит акт за месяц, спонсор его утверждает, центр подтверждает, и отмечается оплата. Открывается вкладкой Выплаты центрам раздела YouEDC Trials исследования; функцию включает владелец портала («Выплаты центрам по визитам» в Функциях и лимитах).

Кто что видит

• Администратор проекта ведёт график гонораров и бюджет, добавляет статьи и авансы, готовит и отправляет акты, выставляет утверждённые и отмечает оплату.
• Спонсор (участник исследования с ролью наблюдателя) видит суммы по центрам и отправленные ему акты, утверждает акт или возвращает его с причиной. В исследовании без наблюдателя утверждает другой администратор проекта. Тот, кто отправил акт, никогда его не утверждает.
• Исследователь видит только свои центры: визиты и что они заработали, акты, выставленные центру; он подтверждает акт и может указать номер счёта центра.
• Мониторы и дата-менеджеры видят, какие визиты ждут SDV или одобрения и что их держит, но без сумм: оплата не должна влиять на проверку данных.

Пациенты называются только кодами исследования, в актах тоже. Группа лечения пациента никогда не влияет на гонорар: формы для расслеплённой команды не учитываются.

График гонораров

График ведётся версиями. Сохранённая версия не меняется; новая действует для визитов с её даты, а заработанное раньше сохраняет свой гонорар. Каждая версия называет версию протокола или поправку, которой она следует; версия видна на сводке, в акте и на его странице. В версии:

• гонорар каждого визита графика, гонорар любого внепланового визита без собственного гонорара и гонорар скрининговой неудачи. Пустой гонорар — не оплачивается; 0 у визита — не оплачивается, даже когда действует гонорар «любого внепланового визита» (например, журнал нежелательных явлений);
• собственный гонорар центра — заполняется только там, где его договор отличается от общего;
• процедуры: гонорар за форму (оплачивается, когда форма заполнена в визите, например форма ЭКГ) или за поле «да/нет» (оплачивается при ответе «да», биопсия выполнена), в выбранных визитах или в любом;
• НДС: 0, 10 или 20% или «НДС не облагается» с примечанием для акта, и собственная ставка центра (государственная больница часто НДС не облагается);
• удержание (0–50%), лимит скрининговых неудач и доля погашения аванса — о них ниже.

У исследования одна валюта: после первого акта она не меняется. Каждая версия, гонорар, ставка центра и процедура попадают в журнал аудита с указанной причиной.

Когда визит становится к оплате

Визит к оплате в тот день, когда он выполнил условие версии, действовавшей в день визита:

• Заполнен: все формы визита заполнены. Быстро, но центру платят за данные, которые ещё никто не проверил.
• Заполнен и проверен SDV (рекомендуется): заполнен, и каждая форма, которую требует план SDV исследования, проверена монитором. При частичной SDV формам вне выборки достаточно быть заполненными. Это следует мониторингу на основе риска по ICH E6(R3): спонсор платит за данные, проверенные в том объёме, который он сам решил проверять.
• Заполнен, проверен и одобрен дата-менеджером: доступно, когда исследование использует одобрение дата-менеджера (YouEDC Capture, настройки проверки данных).

Отметка и на его формах нет открытых запросов добавляется к любому условию: визит ждёт, пока его запросы не закрыты. На странице Визиты и начисления у каждого визита видно, чего он ждёт; у каждой строки акта — какое условие выполнено и в какой день. Процедура оплачивается на том же условии, проверенном по её собственной форме.

Скрининговая неудача (пациент, выбывший без рандомизации, в рандомизированном исследовании) оплачивается в день, когда установлен статус. При лимите «одна оплачиваемая на N рандомизированных пациентов центра» неудачи сверх лимита показываются как сверх лимита и в акт не идут; они становятся к оплате, когда центр рандомизирует больше пациентов.

Сводка и бюджет

Бюджет центра — его плановые пациенты (цель набора центра, если на странице графика гонораров не указано иное), умноженные на гонорары плановых визитов, плюс плановые скрининговые неудачи и другие плановые суммы (запуск, закрытие, архивирование). Сводка показывает по каждому центру и итогом: бюджет, заработано, но не выставлено, выставлено (нетто актов после черновика), оплачено, удержано, аванс, который ещё погашается, остаток и долю использования. График показывает заработанное по месяцам нарастающим итогом против бюджета, равномерно распределённого на период набора. Все суммы — без НДС.

Акт от черновика до оплаты

1. Черновик: администратор проекта выбирает центр и месяц (или даты). Акт берёт каждый ещё не выставленный визит, процедуру и статью центра к оплате до конца периода, в том числе более ранние. Черновик можно проверить, пересчитать и выбросить; у центра один черновик за раз.
2. Отправлен: содержимое заморожено, записан его SHA-256.
3. Утверждён спонсором или возвращён с причиной: акт возвращается в черновик, причина видна на черновике и остаётся в журнале аудита.
4. Выставлен центру: акт получает номер (центр–порядковый, например 01-3).
5. Подтверждён центром: исследователь согласен и может указать номер счёта центра.
6. Оплачен: администратор отмечает дату и платёжное поручение.

Визит выставляется один раз: ключ, попавший в акт, никогда не попадает в другой. Каждый шаг — кто и когда — записывается в журнал аудита.

Удержание, НДС и авансы

Строки акта — нетто. Удержание — доля нетто визитов и процедур (никогда не статей), удерживаемая до закрытия центра; затем «Выплатить» добавляет её статьёй в следующий акт центра. Аванс, выплаченный центру вперёд, записывается статьёй своего вида и погашается из следующих актов центра по доле версии от нетто каждого акта после удержания (по умолчанию 100%), пока не погашен весь; погашение — отрицательная строка. НДС считается с нетто после удержания и погашения, по ставке версии или собственной ставке центра; акт показывает нетто, удержание, НДС и к оплате.

Корректировки

Когда выставленный визит теряет условие по факту (форма открыта заново, данные изменены после дня, за который он выставлен, одобрение дата-менеджера отозвано), ничего не меняется само: сводка и следующий черновик предупреждают об этом. Расширение выборки SDV позже (риск центра повышен в плане мониторинга) не отнимает визит, заработанный по плану, действовавшему тогда. Администратор добавляет в черновик корректировку с причиной — отрицательную строку той же суммы. Когда визит снова выполнит условие, следующий акт выставит его снова.

Excel, акт и SHA-256

Каждый акт скачивается файлом Excel и актом в PDF для бухгалтерии: исследование, версия протокола, центр и его главный исследователь, период, кто подготовил, утвердил, выставил и подтвердил, строки с выполненным условием, нетто, удержание, НДС и к оплате, строки подписей обеих сторон и SHA-256 содержимого, который показывает, что акт совпадает с актом в портале. «Акт» открывает его страницей перед печатью. Каждое скачивание записывается в журнал аудита.